Практически любая сфера человеческой жизни требует постоянного присутствия там информации. Но времена меняются, и бумаги начинают отходить на второй план, уступая место цифровым технологиям. А хранить огромное количество печатных и рукописных материалов под силу далеко не всем. Так что всё более актуальной становится услуга по архивной обработке документов, о чём мы сегодня и поговорим.
Если говорить о конкретных действиях, которые включаются в эту самую обработку, то мы имеем в виду опись и систематизацию материалов любого вида и характера, последующую оцифровку бумаг, включая и работу с переплетенными документами. Если такая необходимость возникает, то все материалы, после их оцифровки, будут уничтожены.
Рассматривая процесс оцифровки документов в один общий или несколько раздельных электронных архивов, то это достаточно сложная задача. Изначально должно быть составлено техническое задание, в котором бы чётко описывалось всё то, что требуется выполнить специалистам по оцифровке. Далее проходит подбор подходящего программного обеспечения, которое бы выполняло все задачи в полной мере. Оно устанавливается и настраивается соответствующим образом. Архивная обработка должна удовлетворять заявленным требованиям в полной мере.
Теперь можно приступить и к подготовке процесса сканирования, что предполагает определение очерёдности, систематизацию и некоторые другие особенности. И вот после этого можно проводить сканирование материалов с последующим их сохранением на электронных носителях.
Чтобы обеспечить повышенную надёжность архивов максимальной важности, вы должны сделать несколько копий, которые будут располагаться в различных помещениях. Это поможет восстановить все данные в случае физического износа носителя, его поломки или же воздействия стихийных бедствий и третьих лиц на эти материалы.
Далее вам может понадобиться провести техническую поддержку электронного архива, которая нужна для того, чтобы ввести общую информацию из него в действующую базу данных. Это нужно делать с той целью, чтобы нужную информацию можно было найти максимально быстро. Иначе оцифровка документов перестанет иметь смысл.
Если же говорить о методах проведения данных работ, то их есть два. Вы можете сделать это сами или поручить своим сотрудникам, а можете обратиться к профессионалам, которые гарантируют вам выполнение работы на самом высоком уровне. К тому же, у вас всегда будут люди, которые смогут помочь решить проблемы, не отрываясь от основной работы.
